Últimamente oímos hablar mucho del concepto «smart office», u oficina inteligente. ¿Pero qué son realmente? ¿Qué podemos entender y qué no como «smart office»?

Una «smart office» es esa oficina que aplica tecnología moderna para aumentar la productividad, la eficiencia y el bienestar de los empleados. Aprovechando herramientas como reserva de mesas, gestión de salas de reuniones, control de acceso y análisis del puesto de trabajo, estas oficinas optimizan el uso del espacio y mejoran la experiencia laboral.

Características Principales

1. Tecnología de reservas

Las aplicaciones para la reserva de mesas y salas permiten a sus empleados reservar espacios según sus necesidades, reduciendo el tiempo perdido buscando recursos disponibles. Esta tecnología también puede indicar la disponibilidad de espacios en tiempo real, facilitando la planificación diaria.

2. Gestión de visitantes

Con el uso de códigos QR y otras tecnologías de registro, las oficinas inteligentes simplifican el proceso de entrada de visitantes , mejorando la seguridad y la gestión del acceso.

3. Analíticas del puesto de trabajo

Las herramientas de analítica permiten a los gestores de instalaciones monitorizar el uso de espacios, identificar tendencias y tomar decisiones informadas para optimizar el ambiente laboral. Esto incluye la capacidad de ajustar la distribución del espacio según las cambiantes necesidades de los empleados.

4. Control de acceso inteligente

Los sistemas de control de acceso inteligente utilizan tecnologías como tarjetas de acceso, lectores biométricos y sistemas de reconocimiento facial para garantizar que sólo las personas autorizadas puedan acceder a ciertas áreas, mejorando la seguridad global de la oficina.

5. IoT (Internet de las Cosas)

El Internet de las Cosas permite la conexión de varios dispositivos y sensores a la oficina , creando un ecosistema donde los datos se comparten y analizan para mejorar la eficiencia. Esto incluye sensores de movimiento, luces inteligentes, sistemas de climatización automáticos, entre otros.

Beneficios de las «smart offices»

• Productividad : La tecnología de reservas y las analíticas del puesto de trabajo reducen el tiempo perdido buscando recursos y mejoran la eficiencia de las operaciones diarias. Esto se traduce en una mayor productividad global.
• Flexibilidad : Las oficinas inteligentes facilitan la implementación de modelos de trabajo híbridos, donde los empleados pueden trabajar tanto desde casa como desde la oficina, adaptándose mejor a las necesidades individuales y colectivas.
• Retención de talento : Una oficina moderna y tecnológicamente avanzada no sólo mejora la eficiencia sino que también atrae y retiene talentos, ya que ofrece un entorno de trabajo atractivo y adaptable.
• Bienestar del trabajador : Al crear un entorno de trabajo que se adapta a las necesidades de los empleados, se mejora su satisfacción y bienestar. Esto incluye la gestión de la calidad del aire, la iluminación adecuada y la comodidad general.

Casos de uso de tecnologías smart para la oficina

Reserva de salas de reuniones

Las herramientas de reserva permiten a los empleados ver la disponibilidad de las salas de reuniones y reservarlas según sus necesidades específicas, optimizando el uso del espacio y evitando conflictos de programación.

Espacios de trabajo flexibles

Con la tecnología de reservas, los empleados pueden elegir dónde quieren trabajar todos los días, ya sea en una mesa fija, una zona de colaboración o una cabina privada, adaptando el espacio a sus necesidades específicas.

Monitorización del Uso de la energía

Los sensores y sistemas inteligentes pueden monitorizar y gestionar el consumo de energía en la oficina, reduciendo costes y mejorando la eficiencia energética.

Las oficinas inteligentes representan el futuro del puesto de trabajo , ofreciendo un entorno adaptado a las nuevas necesidades de trabajo híbrido y tecnológicamente avanzado, mejorando la productividad y satisfacción de los empleados. Su implementación no sólo facilita sus operaciones diarias, sino que también crea un entorno atractivo y seguro para todos los trabajadores.