Les reunions són imprescindibles. En qualsevol empresa, reunir-se és necessari, ja que permet coordinar l’equip, orientar projectes, donar instruccions, prendre decisions… Però mal administrades les reunions es converteixen en un mal endèmic en moltes empreses i organitzacions.
Segons l’estudi The Doodle State of Meeting Report 2019, els professionals del Regne Unit, Alemanya i Estats Units dediquen dues hores setmanals a reunions inútils. És a dir, un total de 13 jornades de treball anuals perdudes en reunions improductives. Les dades surten d’enquestes a 6.528 professionals. Segons l’estimació que es fa a l’informe, les hores perdudes en reunions suposa un total de 418.000 milions d’euros anuals de pèrdues per a totes les empreses del món.
És evident doncs que les reunions mal organitzades i sense objectius concrets són un llast per a qualsevol empresa. Així doncs, us donem uns consells bàsics per convertir les vostres reunions en productives i profitoses:
1. Valorar l’interès real de la reunió
Abans de convocar una reunió cal preguntar-se si és realment necessària. Les indicacions que es donaran als assistents a la reunió es poden comunicar de forma efectiva per un altre mitjà? Si la resposta és que sí, és possible que la reunió sigui innecessària. També és important definir clarament quin és l’objectiu o els objectius de la reunió. Què és el que es vol aconseguir. Començar una reunió on tots els assistents tenen clar quin és l’objectiu permet anar al gra i retallar temps en discussions o temes que no ens porten a resoldre l’objectiu marcat.
2. Convocar a les persones necessàries
En una reunió eficaç només hi ha les persones necessàries involucrades en el projecte o en les tasques que es parlaran. Organitzar reunions amb tot l’equip de l’empresa per parlar de tasques que afecten només algunes persones és una idea totalment improductiva. Segons alguns experts el nombre màxim de persones en una reunió per tal que aquesta sigui efectiva és de 6. Si, per exemple, l’objectiu de la reunió és prendre una decisió concreta, convoca-hi només les persones amb capacitat de prendre decisions en aquell àmbit. No fa falta que a la reunió hi hagi persones que executaran tasques d’aquell projecte però que no tenen capacitat de decisió.
3. Preparar la reunió
Tots els implicats en una reunió han de preparar-se-la amb anterioritat. S’ha d’assistir a la reunió “amb els deures fets”. Les reunions amb l’equip no han de ser jornades de treball, sinó moments per coordinar, avaluar, planificar o decidir. S’ha d’evitar que ens converteixin en sessions de treball, ja que aquesta no és la seva intenció i suposarà una pèrdua de temps per a molts dels assistents. Portar treballats amb anterioritat els temes que s’han de tractar facilitarà el desenvolupament de la reunió, reduint el temps que li dediquem i arribant a conclusions més útils. En definitiva, millorarà els resultats de la reunió i augmentarà la productivitat de l’equip.
4. Establir un ordre del dia
Depenent del contingut de la reunió, és bo definir a què es dedicarà el temps disponible. Per exemple, podem tenir un temps determinat d’exposició d’un dels directius sobre un projecte i, posteriorment, un torn obert de debat amb preguntes i respostes per definir com es portarà a la pràctica aquell projecte. Tenir clar quin serà el timing permet fer reunions més efectives i anar més al gra.
5. Respectar el timing
És habitual que les reunions de treball s’allarguin més del necessari. És bo definir una durada concreta per a la reunió i que tothom la conegui abans de començar. D’aquesta manera cadascú tindrà al cap quin és el temps disponible i s’organitzaran millor els continguts de la reunió. Segons diversos experts el temps màxim per a una reunió hauria de ser d’una hora, ja que la nostra capacitat màxima de concentració és d’entre 30 i 60 minuts. En cas que per motius de contingut calgui que la reunió sigui de més d’una hora, és bona idea programar alguna petita pausa.
6. Millor en persona
Tot i que la tecnologia ens ofereix grans possibilitats per realitzar reunions de treball entre persones que es troben físicament lluny, l’estudi de The Doodle State of Meeting Report 2019 conclou que el 76% dels enquestats prefereixen les reunions presencials. La comunicació en persona tendeix a ser més rica i fortifica les relacions. Les decisions preses o les indicacions cara a cara, per un fet psicològic, acostumen a donar com a resultat més compromís per part de les persones implicades.
7. Deixar els compromisos per escrit
Deixar per escrit els compromisos i les decisions preses en les reunions és una molt bona idea. És igual si és de forma més formal (aixecant acta) o informal (enviant un correu electrònic a tots els assistents), però deixar per escrit el que s’ha parlat i el que farà cadascú és una manera més efectiva de comprovar amb posterioritat l’eficàcia de la reunió i el seguiment de les tasques de cadascú.
Ara ja tens unes indicacions per aconseguir fer reunions més productives.