Las reuniones son imprescindibles. En cualquier empresa, reunirse es necesario, ya que permite coordinar al equipo, orientar proyectos, dar instrucciones, tomar decisiones… Pero mal administradas las reuniones se convierten en un mal endémico en muchas empresas y organizaciones.
Según el estudio The Doodle State of Meeting Report 2019 , los profesionales del Reino Unido, Alemania y Estados Unidos dedican dos horas semanales a reuniones inútiles. Es decir, un total de 13 jornadas de trabajo anuales perdidas en reuniones improductivas . Los datos salen de encuestas a 6.528 profesionales. Según la estimación realizada en el informe, las horas perdidas en reuniones supone un total de 418.000 millones de euros anuales de pérdidas para todas las empresas del mundo.
Es evidente pues que las reuniones mal organizadas y sin objetivos concretos son un lastre para cualquier empresa . Así pues, le damos unos consejos básicos para convertir sus reuniones en productivas y provechosas:
1. Valorar el interés real de la reunión
Antes de convocar una reunión cabe preguntarse si es realmente necesaria . ¿Las indicaciones que se darán a los asistentes a la reunión se pueden comunicar de forma efectiva por otro medio? Si la respuesta es que sí, es posible que la reunión sea innecesaria. También es importante definir claramente cuál es el objetivo o objetivos de la reunión. Qué es lo que se quiere conseguir. Empezar una reunión en la que todos los asistentes tienen claro cuál es el objetivo permite ir al grano y recortar tiempo en discusiones o temas que no nos llevan a resolver el objetivo marcado.
2. Convocar a las personas necesarias
En una reunión eficaz sólo se encuentran las personas necesarias involucradas en el proyecto o en las tareas que se hablarán. Organizar reuniones con todo el equipo de la empresa para hablar de tareas que afectan sólo a algunas personas es una idea totalmente improductiva. Según algunos expertos, el número máximo de personas en una reunión para que ésta sea efectiva es de 6. Si, por ejemplo, el objetivo de la reunión es tomar una decisión concreta, convoca sólo a las personas con capacidad de tomar decisiones en ese ámbito. No hace falta que en la reunión haya personas que ejecutarán tareas de ese proyecto pero que no tienen capacidad de decisión.
3. Preparar la reunión
Todos los implicados en una reunión deben preparársela con anterioridad. Se debe asistir a la reunión «con los deberes hechos». Las reuniones con el equipo no deben ser jornadas de trabajo, sino momentos para coordinar, evaluar, planificar o decidir. Debe evitarse que nos conviertan en sesiones de trabajo, ya que ésta no es su intención y supondrá una pérdida de tiempo para muchos de los asistentes. Llevar trabajados con anterioridad a los temas a tratar facilitará el desarrollo de la reunión, reduciendo el tiempo que le dedicamos y llegando a conclusiones más útiles. En definitiva, mejorará los resultados de la reunión y aumentará la productividad del equipo.
4. Establecer un orden del día
Dependiendo del contenido de la reunión, es bueno definir a qué se dedicará el tiempo disponible . Por ejemplo, podemos tener un tiempo determinado de exposición de uno de los directivos sobre un proyecto y, posteriormente, un turno abierto de debate con preguntas y respuestas para definir cómo se llevará a la práctica ese proyecto. Tener claro cuál será el timing permite realizar reuniones más efectivas e ir más al grano.
5. Respetar el timing
Es habitual que las reuniones de trabajo se alarguen más de lo necesario. Es bueno definir una duración concreta para la reunión y que todo el mundo la conozca antes de empezar. De esta forma cada uno tendrá en mente cuál es el tiempo disponible y se organizarán mejor los contenidos de la reunión. Según varios expertos, el tiempo máximo para una reunión debería ser de una hora, ya que nuestra capacidad máxima de concentración es de entre 30 y 60 minutos. En caso de que por motivos de contenido sea necesario que la reunión sea de más de una hora, es buena idea programar alguna pequeña pausa.
6. Mejor en persona
Aunque la tecnología nos ofrece grandes posibilidades para realizar reuniones de trabajo entre personas que se encuentran físicamente lejos, el estudio de The Doodle State of Meeting Report 2019 concluye que el 76% de los encuestados prefieren las reuniones presenciales . La comunicación en persona tiende a ser más rica y fortalece las relaciones. Las decisiones tomadas o las indicaciones cara a cara, por un hecho psicológico, suelen dar como resultado un mayor compromiso por parte de las personas implicadas.
7. Dejar los compromisos por escrito
Dejar por escrito los compromisos y decisiones tomadas en las reuniones es una muy buena idea. Da igual si es de forma más formal (levantando acta) o informal (enviando un correo electrónico a todos los asistentes), pero dejar por escrito lo que se ha hablado y lo que hará cada uno es una manera más efectiva de comprobar con posterioridad l eficacia de la reunión y el seguimiento de las tareas de cada uno.
Ahora ya tienes unas indicaciones para conseguir reuniones más productivas.