Al trabajar con una gran cantidad de documentos, a veces resulta complicado localizar aquellos que se necesitan en un momento concreto. Otras veces, lo más complicado es pensar cómo organizarlos y donde guardarlos para evitar el caos.

Por suerte existe la gestión documenta, una herramienta que permite olvidarse de todos estos problemas. Es el caso, por ejemplo, del DF-Server.

¿Qué ventajas nos aporta el uso de un software de gestión documental?

  • Reducción del espacio, en utilizar un software que almacena la documentación se evita el gran volumen y el caos de los documentos.
  • Reducción del tiempo de búsqueda de los documentos y de organización y clasificación de estos.
  • Más control y protección de acceso a la información gracias al uso de contraseñas, la generación de flujos de control, etc.
  • Posibilidad de acceder a la información desde cualquier sitio y en cualquier momento.
  • Evita las pérdidas de documentación o el deterioro de los documentos.
  • Evita la impresión innecesaria de documentos y duplicidades, por lo tanto, supone una reducción de gastos y convierte la oficina en un espacio más sostenible.
  • Los documentos digitalizados se consiguen fácilmente a partir de herramientas disponibles en todas las empresas: escáner, correo electrónico o la creación digital de documentos.

En definitiva, se trata de una herramienta realmente útil y con muchos beneficios por lo que hace a la gestión de documentos y, por lo tanto, supone una buena herramienta para mejorar la productividad de las empresas.