En treballar amb una gran quantitat de documentació, a vegades resulta complicat localitzar aquells documents que es necessiten en un moment concret. D’altres, el més complicat és pensar com organitzar-los i on guardar-los per evitar el caos.

Per sort existeix la gestió documental, una eina que permet oblidar-se de tots aquests mals de cap. És el cas, per exemple, del DF-Server.

Quins avantatges ens aporta l’ús d’un software de gestió documental?

  • Reducció de l’espai, en utilitzar un software que emmagatzema la documentació s’evita el gran volum i el caos dels documents.
  • Reducció del temps de recerca dels documents i d’organització i classificació d’aquests.
  • Més control i protecció d’accés a la informació gràcies a l’ús de contrasenyes, la generació de fluxos de control, etc.
  • Possibilitat d’accedir a la informació des de qualsevol lloc i en qualsevol moment.
  • Evita les pèrdues de documentació o el deteriorament dels documents.
  • Evita la impressió innecessària de documents i duplicitats, per tant suposa una reducció de costos i fa de l’oficina un espai més sostenible.
  • Els documents digitalitzats s’aconsegueixen fàcilment a partir d’eines disponibles a les empreses: escàner, correu electrònic o la creació digital de documents.

En definitiva, doncs, es tracta d’una eina realment útil i amb molts beneficis pel què fa a la gestió de documents i, per tant, suposa una bona eina per millorar la productivitat de les empreses.