En treballar amb una gran quantitat de documentació, a vegades resulta complicat localitzar aquells documents que es necessiten en un moment concret. D’altres, el més complicat és pensar com organitzar-los i on guardar-los per evitar el caos.
Per sort existeix la gestió documental, una eina que permet oblidar-se de tots aquests mals de cap. És el cas, per exemple, del DF-Server.
Quins avantatges ens aporta l’ús d’un software de gestió documental?
- Reducció de l’espai, en utilitzar un software que emmagatzema la documentació s’evita el gran volum i el caos dels documents.
- Reducció del temps de recerca dels documents i d’organització i classificació d’aquests.
- Més control i protecció d’accés a la informació gràcies a l’ús de contrasenyes, la generació de fluxos de control, etc.
- Possibilitat d’accedir a la informació des de qualsevol lloc i en qualsevol moment.
- Evita les pèrdues de documentació o el deteriorament dels documents.
- Evita la impressió innecessària de documents i duplicitats, per tant suposa una reducció de costos i fa de l’oficina un espai més sostenible.
- Els documents digitalitzats s’aconsegueixen fàcilment a partir d’eines disponibles a les empreses: escàner, correu electrònic o la creació digital de documents.
En definitiva, doncs, es tracta d’una eina realment útil i amb molts beneficis pel què fa a la gestió de documents i, per tant, suposa una bona eina per millorar la productivitat de les empreses.