Del papel a la pantalla

La gestión documental es muy importante en todos los puestos de trabajo, puesto que se administra documentos de todo tipo en una organización, y tener los documentos bien gestionados reduce el tiempo y el esfuerzo cuando se quieren recuperar.

Esta actividad se lleva a cabo desde hace muchos años, puesto que desde el principio de la escritura el ser humano tuvo la necesidad de plasmar las transacciones realizadas. Por tanto, se puede afirmar que la gestión documental es una necesidad que tenemos las personas para dejar huella de todas las acciones que hacemos.

Hasta ahora, todos estos documentos se han impreso y guardado en carpetas, y estas carpetas a los archivadores, teniendo siempre mucho cuidado de cómo se gestionaban y se ordenaban para facilitar así el acceso al documento si se quería consultar una vez archivado. A su vez generando toneladas y toneladas de papel que hasta que no están clasificados parece que el desorden invada las tablas de oficina. Creando montañas y montañas de hojas, y una vez quieres buscar la información no saber por dónde empezar.

Actualmente, la tecnología 4.0. permite que todos estos documentos se digitalicen y pasen de ocupar espacio en las tablas a ocuparlos en un programa de gestor. Y por tanto, permite mantener siempre nieta la zona de trabajo y todos los archivos bien organizados según el protocolo de organización de la empresa lo que facilita en un futuro un acceso directo a consultarlo.

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