Elegir las impresoras de una oficina puede parecer sencillo pero no lo es. Existen muchos modelos en el mercado que responden a diferentes necesidades y es necesario analizar bien cada caso para escoger las impresoras y fotocopiadoras más adecuadas.
En este artículo repasamos los puntos clave a tener en cuenta para elegir la impresora más adecuada para cada caso.
¿Impresora convencional o multifuncional?
La primera pregunta que debemos hacernos es si necesitamos o no una impresora multifunción, lo que entre los técnicos se conoce como MFP ( MultiFunciontal Printer ).
Una impresora convencional es un equipo simple que cumple sólo con la función de imprimir.
→ Ver impresoras convencionales
Sin embargo, una impresora multifunción permite realizar muchas más funciones. Habitualmente son la función de fotocopiadora, escaneo y servicio de fax (cada vez más en desuso pero imprescindible aún en algunas empresas).
→ Ver impresoras multifunción en color
→ Ver impresoras multifunción en blanco y negro
Funciones avanzadas
A estas funciones básicas se le suman otras como:
- Doblado automático
- Grapado
- Integración con servidores
- Conectividad Wifi
- Identificación y gestión de usuarios
- Control de acceso al dispositivo vía tarjetas
- Control de acceso vía teléfono móvil con la tecnología NFC (la misma que utilizamos para pagar con tarjeta de crédito)
- Antivirus
Las opciones son muchas y es necesario saber si las utilizaremos o no.
Todas las impresoras multifunción del mercado parten de una versión básica a la que se le pueden añadir accesorios para cumplir con las diversas funciones que se necesitan.
Una vez que hemos elegido entre impresora convencional o impresora multifunción, pasamos a analizar otras variables que nos permitirán escoger la mejor opción.
¿Una o varias impresoras?
En empresas muy pequeñas, una impresora es suficiente para dar servicio a toda la oficina. Pero en empresas medianas y grandes, es necesario equipar las oficinas con diferentes impresoras para cubrir diferentes necesidades.
Por ejemplo, puede haber despachos de dirección en los que nos interesa instalar impresoras pequeñas que permitan a los directivos imprimir sin necesidad de salir del despacho.
Por otra parte, algunos departamentos tendrán mayor necesidad de imprimir en papel que otros. Hay que analizarlo también. Además, algunos necesitarán imprimir en color y otros que no.
¿Qué debe tenerse en cuenta al elegir una impresora para la oficina?
Para elegir bien una impresora para la oficina, es necesario tener en cuenta varias variables:
- Número de personas que lo utilizarán. Saber cuántos usuarios utilizarán una impresora es un primer dato necesario para elegir entre distintos modelos con diferentes capacidades. Cuanta más gente necesite imprimir en papel, mayor rendimiento y exigencia pediremos a la impresora-fotocopiadora.
- Número de copias aproximadas. Saber el número de copias aproximadas que debe realizar la impresora, junto con la fecha del número de personas que lo van a utilizar, es clave para elegir una impresora adecuada. La velocidad de impresión (que se cuenta en páginas por minuto) será un factor a tener en cuenta según el número de copias mensuales a realizar. El número de copias no sólo depende del número de usuarios, sino que depende también del sector de la empresa, de su filosofía y del uso que se hace del papel impreso.
- Necesidad de imprimir en color. Hoy en día casi todas las empresas eligen impresoras con capacidad de imprimir en color. Pero para empresas pequeñas, la opción del blanco y negro es todavía una forma efectiva de reducir costes.
- Necesidades de funciones especiales. Como enumeramos anteriormente, las impresoras multifunción disponen de accesorios que permiten que tengan funcionalidades especiales. Las más básicas son las de escaneo, fotocopiadora o fax. Pero se pueden añadir otras como el plegado del papel, el puñado, la encuadernación… u otras más avanzadas como la identificación de usuarios (mediante tarjeta identificativa o teléfono móvil), conexión Wifi, generación de red Wifi, impresión desde dispositivos móviles, funciones de servidor y cloud, gestión de usuarios, gestión documental, etc.
Conocer estas necesidades nos permitirá escoger las impresoras más adecuadas para nuestra oficina.
En Maieroffice contamos con asesores comerciales con amplia experiencia que le facilitarán este proceso. Si está interesado en recibir asesoramiento, póngase en contacto con nosotros .
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