Escollir les impressores d’una oficina pot semblar senzill però no ho és. Existeixen molts models al mercat que responen a diferents necessitats i cal analitzar bé cada cas per escollir les impressores i fotocopiadores més adequades.

En aquest article repassem els punts clau a tenir en compte per escollir l’impressora més adequada per cada cas.

Impressora convencional o multifuncional?

La primera pregunta que ens hem de fer és si necessitem o no una impressora multifunció, el que entre els tècnics es coneix com a MFP (MultiFunciontal Printer).

Una impressora convencional és un equip simple que compleix només amb la funció d’imprimir.

En canvi, una impressora multifunció permet realitzar moltes més funcions. Habitualment són la funció de fotocopiadora, l’escaneig i el servei de fax (cada cop més en desús però imprescindible encara en algunes empreses).

A aquesta funcions bàsiques, se n’hi sumen d’altres com el plegat automàtic, el grapat, la integració de servidors, la connectivitat Wifi, la identificació i gestió d’usuaris, el control d’accés al dispositiu via targetes o, fins i tot, via el telèfon mòbil amb la tecnologia NFC (la mateixa que fem servir per pagar amb targeta de crèdit).

Les opcions són moltes i cal saber si les utilitzarem o no. Totes les impressores multifunció del mercat parteixen d’una versió bàsica a la qual s’hi poden afegir accessoris per complir amb les diverses funcions que es necessiten.

Un cop hem triat entre impressora convencional o impressora multifunció, passem a analitzar altres variables que ens permetran escollir la millor opció.

Una o diverses impressores?

En empreses molt petites, amb una impressora n’hi ha prou per donar servei a tota l’oficina. Però en empreses mitjanes i grans, cal equipar les oficines amb diferents impressores per cobrir diferents necessitats.

Per exemple, hi pot haver despatxos de direcció en què ens interessa instal·lar impressores petites que permetin als directius imprimir sense necessitat de sortir del despatx.

D’altra banda, alguns departaments tindran més necessitat d’imprimir en paper que d’altres. Cal analitzar-ho també. A més, n’hi haurà que necessitaran imprimir en color i d’altres que no.

Què cal tenir en compte en escollir una impressora per a l’oficina?

Per escollir bé una impressora per a l’oficina, cal tenir en compte diverses variables:

  • Nombre de persones que l’utilitzaran. Saber quants usuaris utilitzaran una impressora és una primera dada necessària per escollir entre diferents models amb diferents capacitats. Com més gent necessiti imprimir en paper, més rendiment i exigència demanarem a la impressora-fotocopiadora.
  • Nombre de còpies aproximades. Saber el nombre de còpies aproximades que ha de realitzar la impressora, juntament amb la data del nombre de persones que l’utilitzaran, és clau per triar una impressora adequada. La velocitat d’impressió (que es compta en pàgines per minut) serà un factor a tenir en compte segons el nombre de còpies mensuals a realitzar. El nombre de còpies no només depèn del nombre d’usuaris, sinó que també depèn del sector de l’empresa, de la seva filosofia i de l’ús que es fa del paper imprès.
  • Necessitat d’imprimir en color. Avui en dia gairebé totes les empreses escullen impressores amb capacitat d’imprimir en color. Però per a empreses petites, l’opció del blanc i negre és encara una manera efectiva de reduir costos.
  • Necessitats de funcions especials. Com hem enumerat anteriorment, les impressores multifunció disposen d’accessoris que permeten que tinguin funcionalitats especials. Les més bàsiques són les d’escaneig, fotocopiadora o fax. Però se’n poden afegir d’altres com ara el plegat del paper, el grapat, l’enquadernació… o d’altres de més avançades com la identificació d’usuaris (mitjançant targeta identificativa o telèfon mòbil), connexió Wifi, generació de xarxa Wifi, impressió des de dispositius mòbils, funcions de servidor i cloud, gestió d’usuaris, gestió documental, etc.

Conèixer aquestes necessitats ens permetrà escollir les impressores més adequades per a la nostra oficina.

A Maieroffice comptem amb assessors comercials amb una àmplia experiència que li facilitaran aquest procés. Si está interessat en rebre assessorament, posi’s en contacte amb nosaltres.

Pot visitar també el nostre catàleg d’impressores Konica Minolta i Sindoh.