Las reuniones son imprescindibles. En cualquier empresa, reunirse es necesario, ya que permite coordinar al equipo, orientar proyectos, dar instrucciones, tomar decisiones … Pero mal administradas las reuniones se convierten en un mal endémico en muchas empresas y organizaciones.

Según el estudio The Doodle State of Meeting Report 2019, los profesionales del Reino Unido, Alemania y Estados Unidos dedican dos horas semanales a reuniones inútiles. Es decir, un total de 13 jornadas de trabajo anuales perdidas en reuniones improductivas. Los datos salen de encuestas a 6.528 profesionales. Según la estimación que se hace en el informe, las horas perdidas en reuniones suponen un total de 418.000 millones de euros anuales de pérdidas para todas las empresas del mundo.

Es evidente pues que las reuniones mal organizadas y sin objetivos concretos son un lastre para cualquier empresa. Así pues, os damos unos consejos básicos para convertir vuestras reuniones en productivas y provechosas:

1. Valorar el interés real de la reunión

Abans de convocar una reunió cal preguntar-se si és realment necessària. Les indicacions que es donaran als assistents a la reunió es poden comunicar de forma efectiva per un altre mitjà? Si la resposta és que sí, és possible que la reunió sigui innecessària. També és important definir clarament quin és l’objectiu o els objectius de la reunió. Què és el que es vol aconseguir. Començar una reunió on tots els assistents tenen clar quin és l’objectiu permet anar al gra i retallar temps en discussions o temes que no ens porten a resoldre l’objectiu marcat.

2. Convocar a las personas necesarias

En una reunión eficaz sólo están las personas necesarias involucradas en el proyecto o en las tareas que se hablarán. Organizar reuniones con todo el equipo de la empresa para hablar de tareas que afectan sólo a algunas personas es una idea totalmente improductiva. Según algunos expertos el número máximo de personas en una reunión para que ésta sea efectiva es de 6. Si, por ejemplo, el objetivo de la reunión es tomar una decisión concreta, convoca sólo las personas con capacidad de tomar decisiones en aquel ámbito. No hace falta que en la reunión haya personas que ejecutarán tareas de ese proyecto pero que no tienen capacidad de decisión.

3. Preparar la reunión

Todos los implicados en una reunión deben prepararse con anterioridad. Se debe asistir a la reunión «con los deberes hechos». Las reuniones con el equipo no deben ser jornadas de trabajo, sino momentos para coordinar, evaluar, planificar o decidir. Hay que evitar que se conviertan en sesiones de trabajo, ya que ésta no es su intención y supondrá una pérdida de tiempo para muchos de los asistentes. Llevar trabajados con anterioridad los temas a tratar facilitará el desarrollo de la reunión, reduciendo el tiempo que le dedicamos y llegando a conclusiones más útiles. En definitiva, mejorará los resultados de la reunión y aumentará la productividad del equipo.

4. Establecer un orden del día

Dependiendo del contenido de la reunión, es bueno definir a qué se dedicará el tiempo disponible. Por ejemplo, podemos tener un tiempo determinado de exposición de uno de los directivos sobre un proyecto y, posteriormente, un turno de debate con preguntas y respuestas para definir cómo se llevará a la práctica ese proyecto. Tener claro cuál será el timing permite hacer reuniones más efectivas e ir más al grano.

5. Respetar el timing

Es habitual que las reuniones de trabajo se alarguen más de lo necesario. Es bueno definir una duración concreta para la reunión y que todo el mundo la conozca antes de empezar. De esta manera cada uno tendrá en la cabeza cuál es el tiempo disponible y se organizarán mejor los contenidos de la reunión. Según varios expertos el tiempo máximo para una reunión debería ser de una hora, ya que nuestra capacidad máxima de concentración es de entre 30 y 60 minutos. En caso de que por motivos de contenido sea necesario que la reunión sea de más de una hora, es buena idea programar alguna pequeña pausa.

6. Mejor en persona

Aunque la tecnología nos ofrece grandes posibilidades para realizar reuniones de trabajo entre personas que se encuentran físicamente lejos, el estudio de The Doodle State of Meeting Report 2019 concluye que el 76% de los encuestados prefieren las reuniones presenciales. La comunicación en persona tiende a ser más rica y fortalece las relaciones. Las decisiones tomadas o las indicaciones cara a cara, por un hecho psicológico, suelen dar como resultado más compromiso por parte de las personas implicadas.

7. Dejar los compromisos por escrito

Dejar por escrito los compromisos y las decisiones tomadas en las reuniones es una muy buena idea. Dá igual si es de forma más formal (levantando acta) o informal (enviando un correo electrónico a todos los asistentes), pero dejar por escrito lo hablado y lo que hará cada uno es una manera más efectiva de comprobar con posterioridad la eficacia de la reunión y el seguimiento de las tareas asignadas a cada participante.

Ahora ya tienes unas indicaciones para conseguir hacer reuniones más productivas.