Elegir las impresoras de una oficina puede parecer sencillo pero no lo es. Existen muchos modelos en el mercado que responden a diferentes necesidades y hay que analizar bien cada caso para escoger las impresoras y fotocopiadoras adecuadas.

En este artículo repasamos los puntos clave a tener en cuenta para elegir la impresora más adecuada para cada caso.

Impresora convencional o multifuncional?

La primera pregunta que nos debemos hacer es si necesitamos o no una impresora multifunción, lo que entre los técnicos se conoce como MFP (MultiFunciontal Printer).

Una impresora convencional es un equipo simple que cumple sólo con la función de imprimir.

En cambio, una impresora multifunción permite realizar muchas más funciones. Habitualmente son la función de fotocopiadora, el escaneo y el servicio de fax (cada vez más en desuso pero imprescindible aún en algunas empresas).

A estas funciones básicas, se suman otras como el plegado automático, el grapado, la integración de servidores, la conectividad Wifi, la identificación y gestión de usuarios, el control de acceso al dispositivo vía tarjetas o incluso vía el teléfono móvil con la tecnología NFC (la misma que usamos para pagar con tarjeta de crédito).

Las opciones son muchas y hay que saber si las utilizaremos o no. Todas las impresoras multifunción del mercado parten de una versión básica a la que se pueden añadir accesorios para cumplir con las diversas funciones que se necesitan.

Una vez hemos elegido entre impresora convencional o impresora multifunción, pasamos a analizar otras variables que nos permitirán elegir la mejor opción.

Una o varias impresoras?

En empresas muy pequeñas, con una impresora basta para dar servicio a toda la oficina. Pero en empresas medianas y grandes, hay que equipar las oficinas con varias impresoras para cubrir diferentes necesidades.

Por ejemplo, puede haber despachos de dirección en los que nos interese instalar impresoras pequeñas que permitan a los directivos imprimir sin necesidad de salir del despacho.

Por otra parte, algunos departamentos tendrán más necesidad de imprimir en papel que otros. Hay que analizarlo también. Además, habrá departamentos que necesitarán imprimir en color y otros que no.

Qué tener en cuenta al elegir una impresora para la oficina?

Para elegir bien una impresora para la oficina, hay que tener en cuenta diversas variables:

  • Número de personas que la utilizarán. Saber cuántos usuarios utilizarán una impresora es un primer dato necesaria para escoger entre diferentes modelos con diferentes capacidades. Cuanta más gente necesite imprimir en papel, más rendimiento y exigencia pediremos a la impresora-fotocopiadora.
  • Número de copias aproximadas. Saber el número de copias aproximadas que debe realizar la impresora, junto con el dato del número de personas que la utilizarán, es clave para elegir una impresora adecuada. La velocidad de impresión (que se cuenta en páginas por minuto) será un factor a tener en cuenta según el número de copias mensuales a realizar. El número de copias no sólo depende del número de usuarios, sino que también depende del sector de la empresa, de su filosofía y del uso que se hace del papel impreso en la empresa.
  • Necesidad de imprimir en color. Hoy en día casi todas las empresas escogen impresoras con capacidad de imprimir en color. Pero para empresas pequeñas, la opción del blanco y negro sigue siendo todavía una manera efectiva de reducir costes.
  • Necesidades de funciones especiales. Como hemos enumerado anteriormente, las impresoras multifunción disponen de accesorios que permiten que tengan funcionalidades especiales. Las más básicas son las de escaneo, fotocopiadora o fax. Pero se pueden añadir otras como el plegado del papel, el plegado, la encuadernación… o otras más avanzadas como la identificación de usuarios (mediante tarjeta identificativa o teléfono móvil), conexión Wifi, generación de red Wifi, firewall, impresión desde dispositivos móviles, funciones de servidor y cloud, gestión de usuarios, gestión documental, etc.

Conocer estas necesidades nos permitirá escoger las impresoras más adecuadas para nuestra oficina.

En Maieroffice contamos con asesores comerciales con una amplia experiencia que le facilitarán este proceso. Si está interesado en recibir asesoramiento, póngase en contacto con nosotros.

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